FAQ kihz Apps

Über die kihz Apps allgemein

Warum werden die kihz Apps eingeführt?

Die im Jahr 2004 entwickelte Access Datenbank genügt den heutigen Anforderungen an Funktionalität und Datensicherheit nicht mehr.

Die Datenbank dient der Verwaltung der Eltern-/Kind-Daten, der Buchung und der Rechnungsstellung. Diese Funktionalität wird durch die Integration eines Personalmoduls zur Einsatzplanung ergänzt.
Zusätzlich ist ein pädagogisches Modul integriert, welches die Mitarbeitenden bei der Betreuung der Kinder je nach deren Entwicklungsstand unterstützt.

Wer hat beschlossen, die kihz Apps einzuführen?

Der Entscheid zur Anschaffung dieser neuen Software wurde vom kihz Stiftungsrat an seiner 39. Sitzung vom 27.11.2017 gefällt.

Was sind die kihz Apps eigentlich?

Die kihz Apps sind Benutzerinterfaces zum Aufrufen, Erstellen, Bearbeiten und Speichern von Daten in der dazugehörigen kihz Datenbank.

Die Eltern und die Teams haben eigene, auf ihre Pflichten und Bedürfnisse zugeschnittene Apps. Diese Apps werden auch zur Kommunikation untereinander genutzt.

Welche Daten werden in der kihz Datenbank gespeichert? Zu welchem Zweck?

In der kihz Datenbank werden alle relevanten Daten gespeichert, die die Stiftung kihz in die Lage versetzen, ihre Tagesstätten effizient zu führen und eine pädagogisch hochstehende Betreuung anzubieten.

Dies sind die Stammdaten zur Administration, Protokolle, Dokumentationen und Bildaufnahmen zum Führen der Dossiers und Portfolios.

Alle diese Daten wurden auch schon bisher erfasst aber Protokolle, Dossiers und Portfolio wurden handschriftlich auf Papier verfasst und diese in Schränken abgelegt.

Wo werden die Daten gespeichert und wie sicher geschützt sind sie?

Die Datenbank liegt auf einem sicherheitszertifizierten Datenbankserver in Deutschland. Das Zertifikat wird unter strenger Prüfung nach DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union) von der unabhängigen Firma PWC ausgestellt. Datenschutzerklärung der kihz Apps Entwickler (PDF, 234 KB)

Auf den Tablets zur Bedienung der Apps werden keine Daten gespeichert.

Kann ich der kihz verbieten, Daten von mir oder meinem Kind zu speichern?

Nein, das können Sie nicht verbieten, ohne diese Datenbank können wir unsere Aufgabe nicht erfüllen. Die Digitalisierung erlaubt eine effiziente und sichere Handhabung der Daten im Kitaalltag und unterstützt auch die Betreuenden bei deren Dokumentationspflichten. Die Aufmerksamkeit des Personals soll den Kindern gelten, nicht dem Papiertiger.

Wann werden unsere Daten gelöscht?

Alle persönlichen Daten wie Namen, AHV-Nummer, alle Fotos, das Portfolio und Protokolle werden mit dem Austritt aus der Kita gelöscht. Es werden nur statistikrelevante, von sämtlichen Personen entkoppelte Daten behalten.

Kann ich irgendwas im Zusammenhang mit den kihz Apps verbieten oder einschränken?

Sie können erlauben oder verbieten, dass Aufnahmen Ihres Kindes (Foto, Video, Ton) mit anderen Eltern der Kita oder der Gruppe geteilt werden.

Sie können erlauben oder verbieten, dass Ihre Kontaktdaten anderen Eltern zugänglich gemacht werden.

Wer kann sich alles in eine kihz App einloggen und wie?

Ausschliesslich kihz Eltern und kihz Mitarbeitende. Sie müssen von der jeweiligen Kitaleitung persönlich autorisiert werden den Zweiweg-Identifizierungs-Prozess zu durchlaufen (via E-Mail und SMS), welcher zu einem persönlichen Passwort führt. Während dieses Prozesses stimmt der Nutzer oder die Nutzerin den hinterlegten Datenschutzbestimmungen zu. Darin wird die Weitergabe des persönlichen Passwortes an Freunde oder Verwandte strengstens verboten.

Welche kihz Apps gibt es?

Es gibt diese vier Apps:

  • Eltern App
  • Team App
  • Photo App
  • Check-in App

Ihre Anwendungsgebiete werden im Folgenden beschrieben.

 

Was ist das Cockpit?

Das kihz Cockpit ist keine App zum Download, es ist die Software zum Management und zur Administration der kihz Tagesstätten. Das Cockpit wird ausschliesslich von der kihz Kitaleitung und der kihz Geschäftsstelle auf dem PC im Büro verwendet.

Durch das Cockpit werden Benutzer verwaltet, Stammdaten aktualisiert, Elternbeitrags-Rechnungen versandt, das Mahnwesen bewirtschaftet, freie Plätze angeboten, das Buchungsmanagement optimiert, Evakuationspläne hinterlegt, von Behörden angeforderte Statistiken erstellt.

 

Über die Eltern App

Was ist die Eltern App?

Eltern können die kihz Eltern App auf ihren privaten Smartphones oder Tablet installieren, nachdem Sie von der Kitaleitung dazu befugt wurden. Sie dient den Eltern zum Update ihrer Stammdaten und zur papierlosen Kommunikation mit dem Team auf der Gruppe ihres Kindes, mit der Kitaleitung und mit anderen Eltern (falls diese dies zulassen).

Welches sind die Hauptfunktionen der Eltern App?

Navigation im Kurzmenü

Aktuell: Alle erhaltenen Mitteilungen, Beiträge und Anfragen oder Bilder etc. chronologisch anzeigen. In den Protokollen können Sie sehen, wie viel Ihr Kind wovon gegessen hat, wann es gewickelt wurde, wann und wie lange es geschlafen hat.

Kalender: Via Kalender können Sie bestimmte Filter anwenden um die angezeigten Elemente in Aktuell zu begrenzen (siehe Abbildung rechts). Sehen Sie die geplanten Aktivitäten, Ausflüge und Projekte nach für einen Tag, eine Woche oder einen Monat.

Ein- und Auschecken: Sie können Ihr Kind in der Kita einchecken, sobald Sie innerhalb der IP-Range der Kita sind. So vermeiden Sie die Warteschlange vor dem Check-in Monitor in der Kita. Sie können auch eine andere Person zum Abholen des Kindes berechtigen und die Abholzeit ändern.

Ferien:  Hinterlegen Sie hier, wann Ihr Kind ferienhalber abwesend ist.

Krank:  Melden Sie Ihr Kind krankeitshalber ab, verlängern Sie die voraussichtliche Dauer oder beenden Sie die Absenzenmeldung, wenn Ihr Kind gesund ist.

Menu: Wechseln Sie ins vollständige Menü.

 

Navigation im Menü

Messenger: Zur persönlichen Kommunikation mit dem Team Ihrer Gruppe.

Check-in Nachricht: Lesen oder verfassen Sie Check-in Nachrichten. Diese sind nicht privat, da der Check-in Monitor kein persönliches Passwort verlangt.

Beiträge: Lesen Sie Beiträge des Betreuungsteams.

Galerie: Betrachten Sie die Bilder Ihres Kindes.

Spieltermin: Vereinbaren Sie einen Spieltermin mit einem Kind von andern Eltern, ohne dass deren oder Ihre Kontaktdaten freigegeben werden.

Kontakte: Kommunizieren Sie mit Eltern, welche der Freigabe ihrer Kontaktdaten zugestimmt haben. Sie können hier auch Ihre eigenen Kontaktdaten freischalten.

Ferienzeiten: Infos zu Betriebsferien und Feiertagen an denen die Kita geschlossen ist.

Einverständnisse: Erteilen Sie oder verweigern Sie Ihr Einverständnis als Antwort auf eine situative Anfrage. Z.B. Darf Ihr Kind sich heute schminken? Darf es morgen in den Zoo?

Karteikarte: Passen Sie Ihre Stammdaten an (z.B. einen Adresswechsel). Sie melden Allergien und Essgewohnheiten (z.B. vegetarisch). Erteilen Sie generelle Erlaubnis oder Verbote.

Logout/Abmelden: Schliessen Sie die kihz App für Eltern

 

Warum bekomme ich nicht sofort Antworten auf meine Fragen per Messenger?

Mit dem Messenger können Eltern zwar Nachrichten an die Gruppe senden, aber das Personal wird nicht zum sofortigen Antworten angehalten, es ist mit der Aufmerksamkeit bei den Kindern und hat das Tablet nicht ständig zur Hand. Sie sehen jedoch (ein kleines Icon), ob und von wem die Nachricht empfangen wurde.

Darf ich jetzt nicht mehr einfach anrufen?

Ein Telefongespräch lenkt die Aufmerksamkeit von der Betreuung ab, das Gruppen-Tablet hingegen kann bei Gelegenheit bedient werden.

Bitte nutzen Sie die Möglichkeiten der Eltern App, z.B. zum Melden wenn Ihr Kind krank ist, zum Hinterlegen der Ferien, zum Antworten auf Anfragen, zum Erteilen von Einverständnissen, zum Ändern Ihrer Angaben zum Hausarzt. Viele Ihrer Angaben benötigen wir ohnehin schriftlich.

Ein Anruf ist einzig dann angeraten, wenn Sie dringend eine Antwort benötigen. In dringenden Fällen rufen Sie die Kitaleitung an.

Wie kommuniziere ich mit der Kitaleitung?

Die Eltern App verbindet Eltern mit den Betreuungspersonen der Gruppe ihres Kindes, zur Kitaleitung besteht kein direkter Kanal. Kontaktieren Sie die Kitaleitung nach wie vor per Telefon oder E-Mail.

Was ist der Unterschied zwischen Check-in Nachrichten und Messenger?

Über den Messenger der Eltern App kann eine vertrauliche Konversation zwischen Eltern und Betreuungsteam geführt werden, wie in einem Chat.

Eine Check-in Nachricht ist auch eine Mitteilung ans Team der Gruppe aber sie wird von Eltern am Check-in Monitor verfasst, wenn sie keine Eltern App haben. Da der Check-in Monitor keine persönliche Authentifizierung verlangt, sind Check-in Nachrichten öffentlich zugänglich.

Warum kann ich mich nicht mit allen anderen Eltern der Gruppe austauschen?

Eltern können in den Einstellungen ihrer App einstellen, ob die Kommunikationskanäle verschlossen oder geöffnet werden.

Was soll ich tun, wenn ich nicht darüber informiert wurde, was mein Kind heute zum Mittag gegessen hatte?

Bei der kihz verzichten wir auf Echtzeitdokumentation. Die Tages-Protokolle werden bei Gelegenheit nachgeführt, spätestens bis zum Abholtermin, sie dienen nicht der Kontrolle.

Kann ich mich weigern, die Eltern App zu nutzen?

Ja, Sie können auf die Nutzung der Eltern App verzichten. Damit verhindern Sie jedoch nicht, dass Daten in der kihz Datenbank gespeichert werden.

Ohne Eltern App nutzen Sie die Check-in App am Check-in Monitor im Eingangsbereich der Kita (siehe Check-in App weiter unten).

Was stimmt mit der Darstellung nicht?

Im Darkmodus sind einige Funktionen nicht sichtbar.

Bei grösserer Schriftart, schieben sich Titel über Texte.

Bitte melden Sie uns solche Probleme, wir versuchen die Mängel baldmöglichst zu beheben.

 

Über die Team App und das Gruppen Tablet

Was ist die Team App?

Jede Gruppe ist mit einem Tablet ausgestattet, auf dem die kihz Team App installiert ist. Sie erfordert eine Identifizierung jedes Nutzers, jeder Nutzerin. Via Team App wird die Personaladministration gehandhabt, Personaleinsatzpläne erstellt, die Pauseneinhaltung kontrolliert.

Mit der Team App werden alle geforderten Protokolle geführt und Beobachtungen dokumentiert. Im Portfolio werden die Lernfortschritte jedes Kindes vermerkt und abgebildet. Das Team kann durch die Team App mit den Eltern kommunizieren. Durch die App werden beinahe alle Listen und Zettel abgeschafft und die vertraulichen Daten sind geschützt.

Wo befindet sich das Team Tablet?

In der Regel befindet sich das Tablet auf einer für Kinder unerreichbaren Ablagefläche.

Das Betreuungsteam hat das Tablet nicht dauernd zur Hand, nur während es etwas protokolliert, am Portfolio arbeitet oder Ihre Nachrichten liest und beantwortet.

Was passiert mit den Daten, wenn ein Tablet verloren geht oder entwendet wurde?

Auf den Tablets werden keine Daten gespeichert. Alle Speicherfunktionen sind ausgeschaltet, auch die Printscreen Funktion.

Die Apps sind Passwort geschützt, so dass keine unautorisierte Nutzung möglich ist.

Welche Apps laufen auf dem Tablet?

Auf dem Tablet kann nur die kihz Team App und die kihz Photo App genutzt werden, zu Testzwecken noch die Eltern App. Alle auf dem Tablet vorinstallierten Apps sind ausgeschaltet. Das Tablet ist so konfiguriert, dass vom Team keine anderen Apps installiert werden können.

Mit dem Browser kann nur innerhalb einer vorgegebenen Auswahl von Websites (Whitelist) gesurft werden.

Falls für ausgewählte Projekte zusätzliche Apps installiert werden, wird mit den Eltern über deren Einsatz gesprochen. Solche Umfragen oder Informationen sind für die Eltern rasch sichtbar und sie können zeitnah zusagen oder ihr Kind ausschliessen.

Wozu erhalten Kinder Zugang zum Tablet und mit welchen Limiten?

Es gibt Situationen, bei denen ein Kind unter Anleitung einer Betreuungsperson selbst erstellte Aufnahmen auf dem Tablet betrachtet. Beispielsweise ein Foto von einem Ausflug, welches es gerne zur Erinnerung in seinem Portfolio ablegen möchte.

Es gibt auch Aktivitäten, welche die gemeinsame Nutzung des Tablets zum Wissenserwerb vorsehen. Dann ist das Tablet eine Ergänzung zu anderen Medien; natürlich sollen Bücher, Musikinstrumente oder Malfarben nicht durch das Tablet verdrängt werden.

Das Tablet ist kein Spielzeug und es wird keinem Kind ein Tablet unbeaufsichtigt zum Spielen ausgehändigt.

 

Über die Photo App

Was ist die Photo App?

Die Photo App ersetzt die vorinstallierten Kamerafunktionen der Tablets auf den Gruppen. Die kihz Photo App ist sehr restriktiv eingestellt und verhindert das Speichern von Daten auf dem Tablet oder anderen Datenträgern; Aufnahmen werden ausschliesslich auf dem gut geschützten Server gespeichert.

Die Photo App stellt sicher, dass alle erstellten Aufnahmen gekennzeichnet werden. Beim Austritt werden alle getaggten Aufnahmen automatisch gelöscht.

Wer macht Aufnahmen von meinem Kind? Bei welchen Gelegenheiten?

In der Regel machen nur Betreuungspersonen der Gruppe Bild-, Video- oder Tonaufnahmen.

Alle Aufnahmen dienen der pädagogischen Dokumentation, um Entwicklungsschritte des Kindes festzuhalten. Dabei kann es sich um eine Aktivität handeln, bei der ein Kind etwas Bemerkenswertes entdeckt hat.

Mittels einer vereinfachten Funktionalität, können Kinder selber Aufnahmen erstellen.

Warum werden alle Aufnahmen namentlich gekennzeichnet?

Alle Bilder werden mit den Namenstags der abgebildeten Kinder gekennzeichnet. Vor dem Versand eines Bildes werden die Tags geprüft, ist ein Kind auf dem Bild, für welches die Erlaubnis zur Verbreitung fehlt, wird der Versand automatisch verhindert.

Ein Tag ermöglicht das Wiederfinden einer Aufnahme und steuert das Löschen derselben beim Austritt aus der Kita. Das Tagging garantiert den Datenschutz.

 

Über die Check-in App

Was ist das Check-in Tablet?

Im Eingangsbereich der Kita ist ein Tablet an die Wand montiert zur Bedienung der kihz Check-in App. Sie hilft beim Ein- und Auschecken des Kindes in der Kita. Das Wissen, ob und wo ein Kind anwesend ist, ist im Falle einer Evakuierung absolut notwendig.

Auch die Teams checken sich hier ein oder aus. Dadurch wird die Einhaltung des Betreuungsschlüssels sichergestellt.

Wozu dient die Check-in App

Die Check-in App ist eine auf das Notwendigste reduzierte Eltern App.

Eltern, welche die Eltern App nicht auf ihr Smartphone installiert haben, können hier dennoch ihr Kind ein- und auschecken, ihr Kind krank melden, ihre Ferientage ins System eingeben oder dem Team eine Check-in Nachricht zukommen lassen.

Die Check-in App kann viel weniger als die Eltern App, da sie auf viel weniger Daten zugreifen kann. Da die Check-in App kein persönliches Passwort verlangt, sind diese Angaben hier öffentlich zugänglich. Dies sollte Ihnen insbesondere beim Verfassen einer Check-in Nachricht bewusst sein.

Kann mein Kind anonymisiert werden?

An Stelle des Portraits könnte ein beliebiges Bild wiedergegeben werden, z.B. ein selbst gemaltes Bild, ein Tier oder ein Symbol. Statt Vor- und Nachname kann ein Nickname angezeigt werden. Auf dem Evakuierungsplan werden aber der Vor- und der Nachname angezeigt.

Warum muss ich am Check-in Monitor jedes Mal eine Betreuungsperson und eine Abholzeit wählen?

Weil diese Angaben noch nicht generell hinterlegt sind. Sind sie hinterlegt, dann sind die Änderungen der Abholzeit und -Person optional. Hinterlegen können Sie diese Angaben in der Eltern App oder durch die Kitaleitung.